La qualificazione di un nuovo fornitore è un processo chiave nel procurement, che richiede una valutazione strutturata su più fronti: dalla solidità finanziaria alla sostenibilità, dalla capacità produttiva al processo di digitalizzazione.

Ecco una roadmap completa in 15 step per validare un nuovo fornitore e inserirlo nel vendor rating aziendale:

1. Prezzo, qualità del prodotto e lead time.

Il processo solitamente viene attivato dalla funzione Acquisti quando riceve una proposta competitiva, sia in termini di prezzo che di qualità del prodotto/servizio. Se l’offerta è interessante, si procede con la valutazione del fornitore.

2. Sicurezza finanziaria e struttura società.

Prima di avviare un rapporto, è essenziale verificare la stabilità economica del fornitore attraverso l’analisi del bilancio, garantendo che sia in grado di sostenere un rapporto commerciale duraturo.

3. Sistema di Qualità e performance.

Il reparto Qualità valuta se il fornitore possiede certificazioni riconosciute (es. ISO 9001, ISO 14001, ecc.), garanzia di processi qualitativi e ambientali ben strutturati.

4. Competenze dei dipendenti di tutti i livelli.

Per contenere i costi, in una prima fase si può convocare il fornitore presso la propria sede, coinvolgendo i reparti commerciale, tecnico e qualità per un confronto diretto.

5. Capacità gestionale verso il cliente.

Il fornitore compila un questionario di autovalutazione, utile per raccogliere informazioni preliminari su processi, capacità e compliance. Successivamente se il punteggio dell'autovalutazione è positivo si procede con l'audit presso il fornitore per verificare la corrispondenza tra quanto dichiarato nel questionario e la realtà operativa.

6. Pianificazione della produzione.

Durante l’audit, il buyer analizza: la capacità di pianificazione della produzione, l'inserimento degli ordini nel sistema gestionale, i tempi di conferma ed evasione degli ordini.

7. Ambiente e sicurezza sul lavoro.

Contemporaneamente il team della Qualità esamina: i processi produttivi e gli standard qualitativi, la conformità alle normative ambientali e di sicurezza sul lavoro.

8. Competenze tecnologiche e innovazione.

Se all'audit partecipa anche un incaricato dell’Ufficio Tecnico, assieme alla Qualità valuta: l’innovazione del fornitore, la presenza di macchinari e processi avanzati.

9. Fattori geografici, siti di produzione.

Il buyer si sincera se il fornitore opera in un unico stabilimento o ha sedi/partnership all’estero, fattore importante per l'analisi dei costi.

10. Capacità e flessibilità logistica.

Il buyer analizza se il fornitore può supportare: consegne Just in Time (JIT), kanban, gestione di stock dedicati, flessibilità nelle spedizioni.

11. Struttura dei costi, processi verticali.

Il buyer verifica se il fornitore realizza interamente il prodotto in-house o se appalta alcune fasi a terzi, con possibili rischi di dipendenza esterna.

12. Codice etico, ESG, Società Benefit?

Il buyer controlla se il fornitore ha: un codice etico condiviso con clienti e fornitori, politiche di sostenibilità ambientale e sociale, rating ESG già elaborati.

13. Competenze degli acquisti, vendor rating?

È importante capire se il fornitore applica ai suoi sub-fornitori gli stessi standard di qualificazione e valutazione richiesti dall’azienda.

14. Disponibilità a partership (contratto LTA).

Il buyer valuta la disponibilità a sottoscrivere un contratto di lungo periodo (LTA), che garantisca condizioni vantaggiose e stabilità nel rapporto.

15. Propensione alla digitalizzazione.

Ultimo ma sempre più importante: il buyer verifica se il fornitore è disponibile a utilizzare piattaforme digitali per scambiare ordini e documenti in modo automatizzato, integrarsi con i sistemi ERP dell’azienda, adottare strumenti di e-procurement per una collaborazione più efficiente.

Questa roadmap di 15 step offre un approccio sistematico per validare un nuovo fornitore in modo completo, riducendo rischi e ottimizzando la supply chain.

A proposito dell'argomento descritto in questo articolo puoi vedere il videoclip caricato sul mio canale YouTube (clicca qui) e non perdere i prossimi aggiornamenti!

I contenuti citati hanno preso spunto dal prontuario “Il mondo degli Acquisti” (vedi l'estratto del testo e l'elenco dei capitoli) 

Questo articolo è il nr. 130 e fa parte di una serie che sto postando sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.

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Daniele Pezzali consulente e formatore Procurement

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30 aprile 2025