Il budget degli acquisti è una tappa fondamentale nelle attività del procurement, è una fase di lavoro molto impegnativa che comporta un meticoloso lavoro di analisi e che occupa i buyer per diverse settimane. Questa attività, però, viene seguita in maniera attenta solo nelle aziende che hanno impostato un controllo di gestione dei costi strutturato, supportato da un efficiente software gestionale e dove le risorse che fanno capo agli acquisti sono adeguatamente formate.
Il processo del budget degli acquisti consiste nel prevedere quanto l’azienda dovrà spendere per produrre quello che crede di vendere durante l’anno di esercizio. Questa definizione non fa una piega ma di fatto per il procurement questa attività ha un valore ben più alto. Infatti, essa è indispensabile per impostare la strategia degli acquisti in quanto le informazioni che genera alimentano il motore dell’attività di sourcing e attivano il marketing degli acquisti.
Le lacune nelle PMI
Purtroppo, nel mio percorso di consulente ho incontrato diverse PMI che impostano l’attività di budget degli acquisti gestendo i dati solo in superficie, ossia, il titolare, o la dirigenza dell’azienda, si limitano a definire solo a livello amministrativo/finanziario quelle che saranno le possibilità di spesa dell’azienda senza coinvolgere direttamente, in questo processo, la funzione degli acquisti.
Infatti, spesso, in queste aziende che a volte acquistano anche diversi milioni di euro, i buyer sono scollegati dalla realtà delle vendite e dalle capacità finanziarie dell’azienda nella quale lavorano.
In tali realtà le risorse degli acquisti sono figure professionali fortemente polarizzate alla programmazione delle linee di produzione e all’ingresso dei materiali. I compratori interagiscono con i fornitori per quelli che sono i fabbisogni a breve termine, senza avere la facoltà di costruire strategie di lunga visione.
Ovviamente non sto parlando di aziende dove la funzione acquisti è abbandonata a sé stessa. Si tratta di realtà nelle quali esiste il servizio approvvigionamenti, ma tutta la strategia del procurement è di esclusiva competenza dell’imprenditore che, talvolta, è più impegnato a dedicare il tempo su altri fronti più vitali per l’azienda, come quello delle vendite e della finanza.
Situazioni di questo tipo sono comuni in quelle aziende cresciute in maniera repentina, nelle quali l’imprenditore, nel passaggio da una realtà artigianale a una nuova dimensione industriale, non ha saputo delegare la funzione acquisti, perché ritenuta troppo delicata per poter affidare il portafoglio dell’azienda a un manager.
Un'attività che non si improvvisa!
Nelle aziende più strutturate il budget degli acquisti è un’attività che non s’improvvisa, quindi deve essere opportunamente pianificata. Il processo si basa sulla formulazione dei costi standard e riguarda ogni singolo componente che viene acquistato.
L’attività viene avviata a seguito della stesura preliminare del budget di vendita e deve essere diretta dal manager degli acquisti con l’attenta partecipazione dei buyer.
Prevedere il prezzo standard per ogni componente d’acquisto richiede molteplici competenze, tra cui:
Visione macroeconomica (andamento delle materie prime).
Accurata conoscenza dei mercati della fornitura.
Approccio ai mercati finanziari e alla geopolitica.
Aggiornamento continuo (quotidiani, studi di settore, forum, webinar, ecc.).
Gestione puntuale del parco fornitori (vendor rating).
Questa pillola fa parte di un nuova serie di video che descrivono le tematiche inerenti al budget degli acquisti, approfondisci l'argomento guardando il video caricato sul mio canale YouTube (fai click e vedi ora) e non perdere i prossimi video!
L'articolo ha preso spunto dal libro “Il mondo degli Acquisti” (vedi l'estratto del testo e l'elenco dei capitoli), è il 100° articolo, di una serie che pubblicherò sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.
Daniele Pezzali consulente e formatore in Procurement
Visita: www.danielepezzali.com
22 novembre 2023