Il budget degli acquisti che viene elaborato in funzione dei fabbisogni di spesa per l'anno successivo, rappresenta un momento fondamentale per la definizione della strategia del procurement. Questo processo coinvolge una serie di attività cruciali che vanno ben oltre la semplice previsione della spesa, ecco l'elenco di compiti che meritano la massima attenzione:
Previsione della Spesa
Un'analisi dettagliata della previsione della spesa va oltre la mera stima del budget complessivo, necessita di una disamina dettagliata di quanto l'azienda dovrà pagare l'anno venturo per ciascun componente, prodotto o servizio. Questa fase richiede una stretta collaborazione tra le diverse funzioni aziendali per ottenere una visione completa delle esigenze e delle priorità.
Interazione tra le diverse funzioni aziendali
La pianificazione del budget degli acquisti implica una forte interazione tra la funzione Acquisti e la Direzione, le Operations, le Vendite, il Marketing, la Finanza, il Controllo di Gestione, la Ricerca e Sviluppo (R&D) e le Risorse Umane (HR); tutti devono collaborare attivamente per fornire al Procurement i dati occorrenti alla previsione di spesa.
Monitoraggio della spesa durante l’anno
Mantenere il controllo della spesa durante l'anno è importante per valutare se l'azienda sta acquistando in linea con quanto stabilito. Questa fase richiede un costante confronto tra gli ordini emessi e la spesa preventivata e deve rispondere alle seguenti domande:
Siamo in linea con la nostra capacità di spesa?
Come ci stiamo comportando nell’acquisto e con quali varianze?
Qual è stato il risultato a consuntivo e con quali varianze?
Strumento di controllo per il Procurement
Il budget degli acquisti funge anche da strumento di controllo per il procurement. Monitorare l'attività di procurement attraverso il controllo della spesa e i costi standard consente di identificare inefficienze, individuare aree di miglioramento e garantire la coerenza con la strategia degli Acquisti impostata.
Strumento per impostare la negoziazione con i fornitori
Attraverso la consapevolezza di quanto bisognerà acquistare l'anno venturo per ogni componente, prodotto o servizio i buyer potranno articolare la loro strategia in considerazione del parco fornitori, negoziare in maniera più efficace e stabilire accordi con i fornitori sulla base dell'elaborazione dei forecast: tutto questo significa puntare ad obiettivi sfidanti.
Strumento di apprendimento e di accumulo di esperienza.
Il budget degli acquisti non è solo uno strumento statico ma rappresenta un veicolo di apprendimento continuo. Analizzare le varianze, valutare le prestazioni e adattare le strategie in base alle lezioni apprese contribuisce a migliorare l'efficacia del procurement nel lungo periodo.
Questa pillola fa parte di un nuova serie di video che descrivono le tematiche inerenti al budget degli acquisti, approfondisci l'argomento guardando il video caricato sul mio canale YouTube (fai click e vedi ora) e non perdere i prossimi video!
L'articolo ha preso spunto dal libro “Il mondo degli Acquisti” (vedi l'estratto del testo e l'elenco dei capitoli), è il 101° articolo, di una serie che pubblicherò sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.
Daniele Pezzali consulente e formatore in Procurement
Visita: www.danielepezzali.com
3 dicembre 2023