Entrare nel dettaglio dei 5 principi della Lean aiuta a "mettere in ordine le idee" e a concentrarsi sugli elementi utili per tracciare la strada di questo cammino volto a trovare la massima efficienza.
3. Far scorrere il flusso
Il processo di creazione del valore è visto come un flusso, che deve scorrere in modo continuo, quindi eliminare gli ostacoli e i colli di bottiglia.
Per applicare questo principio all'ufficio acquisti, l'organizzazione deve analizzare i suoi processi di procurement e identificare le attività che creano valore per l'organizzazione e quelle che non lo fanno. Le attività che creano valore devono essere approcciate in modo tale da formare un flusso di lavoro coerente, senza interruzioni o ritardi, che crei il massimo valore possibile con il minimo spreco di risorse.
Inoltre, l'organizzazione deve cercare di ridurre gli sprechi di tempo e risorse eliminando le attività non essenziali e semplificando le procedure di procurement. Ad esempio, può essere utile adottare strumenti informatici per semplificare il processo di approvvigionamento, eliminando la necessità di attività manuali ripetitive.
Concatenare in maniera perfetta le operazioni (anche con gli altri uffici).
Infine, la creazione del flusso di valore nel procurement richiede una stretta collaborazione tra l'ufficio acquisti e altri dipartimenti dell'azienda, come la produzione, l'amministrazione e la logistica, per garantire che il flusso di lavoro sia sincronizzato e coordinato con le esigenze dell'organizzazione nel suo insieme.
4. Far tirare il flusso dal cliente
Soddisfare il cliente significa produrre solo quello che vuole, solo quando lo vuole e solo quanto ne vuole. La produzione è così “tirata” dal cliente, anziché “spinta” da chi produce.
Per applicare questo principio alla funzione del procurement, l'organizzazione deve analizzare la sua domanda effettiva e cercare di acquistare solo ciò che è necessario per soddisfarla.
Ciò significa che l'ufficio acquisti deve evitare la sovrapproduzione e gli acquisti eccessivi, che portano a sprechi di tempo, risorse e denaro.
Il procurement può sviluppare con i fornitori strumenti come il just in time (JIT) e il kanban per migliorare la gestione degli acquisti. Assicurare, quindi, che i materiali e i prodotti necessari siano disponibili al momento giusto. Ad esempio, il JIT consente di pianificare gli acquisti in base alle esigenze effettive della produzione, mentre il kanban consente di monitorare il livello degli stock e di pianificare gli acquisti in modo da evitare sprechi e sovrapproduzione.
La collaborazione con i fornitori è un aspetto fondamentale della produzione pull nell'ufficio acquisti, poiché può consentire di pianificare gli acquisti in modo più accurato e di ottenere tempi di consegna più rapidi e affidabili.
5. Ricerca della Perfezione
Miglioramento continuo ricercando ciò che può essere ulteriormente perfezionato, processo virtuoso che va sempre rimesso in discussione.
In questo caso tutta la funzione acquisti deve impegnarsi in un processo di analisi continua dei suoi processi di procurement, ciò include la ricerca di fornitori più efficienti, la riduzione dei tempi di consegna, la semplificazione dei metodi di approvvigionamento e la riduzione dei costi.
Il procurement può utilizzare strumenti di analisi dei dati per monitorare e valutare l'efficienza dei suoi processi di acquisto e identificare eventuali problemi o inefficienze. Ad esempio, può essere utile utilizzare metriche come il lead time degli acquisti, il tasso di errore degli acquisti e il monitoraggio dei costi e della spesa per valutare l'efficacia della funzione acquisti e identificare eventuali aree di miglioramento.
Infine, il perfezionamento continuo nel procurement richiede una mentalità aperta e flessibile, in cui tutto il team è disposto ad adattarsi ai cambiamenti del mercato e alle nuove tecnologie, al fine di migliorare costantemente la propria efficienza e la qualità del servizio offerto agli enti interni (produzione e logistica).
Questa pillola fa parte di una nuova serie di video/articoli che descrivono l'impatto della Lean sul #procurement, approfondisci l'argomento guardando il video caricato sul mio canale Youtube (fai click e vedi ora) e non perdere i prossimi video!
Questa pillola descrittiva, tratta dal libro “Il mondo degli Acquisti” (vedi l'estratto del testo e l'elenco dei capitoli), è l' 80° articolo, di una serie che pubblicherò sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.
Daniele Pezzali consulente e formatore in Procurement (visita:www.danielepezzali.com)
5 marzo 2023