Il successo di un progetto di Lean Office richiede l'adozione di una serie di azioni che vanno oltre l'aspetto puramente operativo, ne ho identificate cinque, che ritengo essere le principali, ma non sono le uniche.
Ripensamento culturale
La cultura aziendale svolge un ruolo fondamentale nel successo di un progetto di Lean Office.
È necessario promuovere il cambiamento culturale all'interno dell'organizzazione in cui vengono valorizzati: il miglioramento continuo (kaizen), l'eliminazione degli sprechi (muda) e l'efficienza operativa (flussi).
Questo richiede un impegno da parte della dirigenza nell'incoraggiare e sostenere la mentalità Lean; infatti il successo della trasformazione (Lean) avviene solo se l'iniziativa riguardo la trasformazione parte dal vertice aziendale.
Gestione del cambiamento
Implementare un progetto di Lean Office richiede una gestione efficace del cambiamento. Necessita comunicare chiaramente gli obiettivi del progetto, coinvolgere sin dall'inizio il personale dell'azienda, spiegare loro i benefici e ascoltare le preoccupazioni che potrebbero emergere.
È importante fornire il supporto necessario per aiutare i colleghi ad adattarsi alle nuove procedure, condividere le best practice e applicare i processi Lean.
Mettersi in discussione
Un aspetto critico è senza dubbio la volontà di mettersi costantemente in discussione. Questo significa sfidare la zona di confort nella quale naturalmente ci piace sostare e cercare costantemente spunti per migliorare i processi e le pratiche di lavoro.
Buona cosa è incoraggiare i collaboratori ad esaminare attentamente le attività svolte, a identificare gli sprechi e a proporre soluzioni innovative per aumentare l'efficienza e la qualità del lavoro.
Vantaggi per la persona
È importante sottolineare che i benefici del progetto di Lean Office non sono solo per l'organizzazione, ma anche per tutto il personale coinvolto.
Evidenziare come il miglioramento dei processi può semplificare il lavoro quotidiano, ridurre lo stress, aumentare la soddisfazione personale e liberare tempo per attività di maggiore valore.
Questo aiuterà a motivare tutto team ad abbracciare e sostenere il cambiamento.
Miglioramento del processo
Il cuore del Lean Office è il miglioramento continuo dei processi.
Bisogna quindi utilizzare strumenti e tecniche Lean, come: il Kaizen, il Six Sigma, il Value Stream Mapping e il 5S per identificare e ridurre gli sprechi, ottimizzare il flusso dei processi, standardizzare le attività e migliorare l'efficienza complessiva.
Questo significa coinvolgere i colleghi nel processo di miglioramento, in modo che ognuno diventi attore attivo nel perseguimento dell'eccellenza operativa.
Altri aspetti molto importanti da tenere in considerazione sono relativi alla necessità di misurare i progressi rispetto agli obiettivi prefissati, valutare l'impatto sulle prestazioni complessive dell'organizzazione e offrire una formazione adeguata a tutto il personale coinvolto.
Le regole fondamentali da tenere sempre in considerazione sono due:
NON IMPORRE IL CAMBIAMENTO
PUNTARE A COGLIERE I VANTAGGI DEL CAMBIAMENTO
Questa pillola fa parte di una nuova serie di video/articoli che descrivono l'impatto della Lean procurement, approfondisci l'argomento guardando il video caricato sul mio canale Youtube (fai click e vedi ora) e non perdere i prossimi video!
Questa pillola descrittiva, tratta dal libro “Il mondo degli Acquisti” (vedi l'estratto del testo e l'elenco dei capitoli), è l' 88° articolo, di una serie che pubblicherò sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.
Daniele Pezzali consulente e formatore in Procurement (visita:www.danielepezzali.com)
24 giugno 2023