Continuando il discorso riguardo l'impostazione di un progetto di Lean Office desidero soffermarmi sul dettaglio degli otto passaggi che sono indispensabili per imboccare la giusta strada:

1. Definire gli obiettivi del progetto

È fondamentale definire in modo chiaro ed esplicito gli obiettivi che si vogliono raggiungere con l'implementazione del Lean Office. Questi obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con un limite di tempo ben definito.

2. Coinvolgere tutti gli attori del progetto, in particolare lo sponsor

È importante ottenere il massimo coinvolgimento e supporto da parte di tutte le persone coinvolte nel progetto, compreso chi lo sponsorizza. Il loro impegno e sostegno sono fondamentali per il successo dell'iniziativa.

3. Valorizzare le persone fin dall'inizio

Le persone devono essere considerate un valore fondamentale sin dalle fasi iniziali del progetto. È importante riconoscere il loro ruolo e coinvolgerle attivamente nel processo di cambiamento.

4. Formare le persone sulla cultura del pensiero snello

È necessario fornire una formazione adeguata alle persone coinvolte sulle pratiche e i principi del pensiero snello. Ciò permette loro di acquisire le competenze e la mentalità necessarie per identificare e eliminare gli sprechi e migliorare l'efficienza.

5. Identificare gli strumenti più adatti

È importante individuare gli strumenti (PC, software, lavagne, ecc.) e le tecniche del Lean Office più idonei alla situazione specifica dell'organizzazione. Ciò potrebbe includere l'uso di metodologie come il 5S, il Value Stream Mapping o il Kaizen.

6. Implementare un sistema di misurazione dei miglioramenti

È necessario stabilire un sistema per misurare i progressi e i miglioramenti ottenuti nel processo di implementazione del Lean Office. Questo può includere la valutazione dello stato attuale (as-is) e la definizione di uno stato futuro desiderato (to-be) per identificare e monitorare i progressi nel raggiungimento degli obiettivi.

7. Creare un sistema di comunicazione efficace a tutti i livelli

È fondamentale avere un sistema di comunicazione ben strutturato che coinvolga tutti i livelli dell'organizzazione. Ciò consente di condividere informazioni, progressi, risultati e favorisce il coinvolgimento di tutti i dipendenti.

8. Utilizzare il visual management

È utile utilizzare strumenti visivi come grafici, schemi funzionali, gantt e altre rappresentazioni visive per evidenziare i risultati e le informazioni utili per il lavoro pratico. Questi strumenti aiutano a rendere visibili gli obiettivi, i tempi e i progressi, favorendo la trasparenza e l'allineamento verso gli obiettivi del progetto.

Quindi per ogni fase del progetto:

INFORMAZIONI CHIARE E TRASPARENTI A TUTTI

Questa pillola fa parte di una nuova serie di video/articoli che descrivono l'impatto della Lean procurement, approfondisci l'argomento guardando il video caricato sul mio canale Youtube (fai click e vedi ora) e non perdere i prossimi video! Questa pillola descrittiva, tratta dal libro “Il mondo degli Acquisti” (vedi l'estratto del testo e l'elenco dei capitoli), è l' 89° articolo, di una serie che pubblicherò sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.

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